ATS vs. TRM (warum ein Bewerbermanagement alleine nicht ausreicht)

ATS vs TRM Bewerbermanagement alleine reicht nicht
Jan Pichler | 17. Dezember 2018
Talent Relations

ATS vs. TRM (warum ein Bewerbermanagement alleine nicht ausreicht)

Der zunehmende Fachkräftemangel macht es immer schwieriger, passende Mitarbeiter zu finden. Im Kampf um Talente versuchen daher immer mehr Unternehmen, möglichst früh mit zukünftigen Mitarbeitern in Kontakt zu treten, um sie bei passenden Stellen aktiv kontaktieren zu können.

So wie Bewerbungsmanagement-Systeme (ATS) Unternehmen beim Recruiting-Prozess unterstützen, gibt es heute auch diverse Talent Relationship Management (TRM) Systeme, die es Unternehmen erleichtern, mit möglichen zukünftigen MitarbeiterInnen („Talenten“) langfristig in Kontakt zu bleiben, und sich so eine eigene „Talent Pipeline“ aufzubauen.

Während Bewerbermanagement-Systeme aber schon längst zum Standard gehören, sind Talent Relationship Management Systeme  noch selten anzutreffen. Allzu oft wird beim Thema „Talente“ auf den ohnehin vorhandenen „Talente Pool im eigenen Recruiting-System“ hingewiesen – der aber in der Praxis meist nur sehr wenig Nutzen bringt.

Aber wieso braucht man eine eigene TRM-Software, wenn das vorhandene Bewerbermanagement doch bereits Bewerber und CVs verwalten kann?
ATS vs TRM

Was macht ein Talent Relationship Management (TRM) System?

Egal ob Studenten, Praktikanten, abgesagte Bewerber, Alumni oder andere Interessierte, denen Sie momentan keine Stelle anbieten können: Mit Hilfe eines TRM halten Sie die Beziehung zu möglichen zukünftigen Mitarbeitern aufrecht und binden diese langfristig an Ihr Unternehmen. So füllen Sie Ihren Talente Pool laufend mit qualifizierten Talenten, auf die Sie zurückgreifen können, wenn es Stellen zu besetzen gilt.

Warum reicht ein Bewerbermanagement-System alleine nicht?

1. Bewerber sind nur ein Teil Ihres Talente-Potenzials

In einem Bewerbermanagement-System finden sich hauptsächlich ehemalige Bewerber – und damit nur ein kleiner Teil des eigentlichen Talente-Potenzials. Denn egal ob noch in Ausbildung, als Berufseinsteiger oder mitten im Berufsleben – jeder, der sich in Ihrem beruflichen Umfeld bewegt, und sich für Ihr Unternehmen interessiert, ist ein potenzieller zukünftiger Mitarbeiter.

Besonders für Personen, die gerade nicht auf Jobsuche sind, muss die Eintragung in einen Talente Pool ganz besonders einfach sein. Deswegen ermöglichen zeitgemäße TRM-Systeme eine Talente Pool-Anmeldung in wenigen Sekunden, meist mit einem Lebenslauf, Xing- oder LinkedIn-Profil.

Talent Map Touch-Points

2. Aktuelle Daten sind das Um und Auf

Mit der Eintragung von Talenten in Ihren Talente Pool ist es aber noch nicht getan. Denn eine Talent Pipeline funktioniert nur dann, wenn die CVs Ihrer Talente auch aktuell bleiben. Schließlich möchten Sie wissen, was aus der talentierten Praktikantin von vor zwei Jahren geworden ist.

Auch wenn das eigene Bewerbermanagement-System DSGVO-sicher gemacht wurde (siehe dazu was sich laut Monster im Umgang mit Bewerberdaten ändert), und die Bewerberdaten längerfristig aufbewahrt werden dürfen, senden nur die wenigsten Talente CV-Aktualisierungen. Auch wenn ein System ein eigenes Bewerberportal hat, in dem die Talente ihren CV selbst aktualisieren könnten, ist der Aufwand für die meisten Talente zu hoch.

Zeitgemäße TRM-Systeme dagegen glänzen mit extrem einfachen, ansprechenden Online-Oberflächen zur CV-Aktualisierung. Damit können Talente oft nicht nur ihren CV sehr einfach aktualisieren, sondern haben auch noch einigen Zusatznutzen.

Die meisten Talente, speziell die viel Umworbenen, denken kaum daran, ihren CV aktuell zu halten. Deswegen braucht es Erinnerung und individuelle Motivation. Für diese „Aktivierung“ der Talente gibt es diverse Optionen, mit großen Unterschieden in Bezug auf Aufwand, Kosten und Wirksamkeit, wie beispielsweise:

- Newsletter-artige Standard-E-Mails (Aufwand niedrig, geringe Kosten, aber kaum Wirkung)

- Persönliche Telefonanrufe (sehr hoher Aufwand, geringe Kosten, gute Wirkung)

- Laufender Kontakt über eigene Talente-Community inkl. Content und Community-Manager (hoher Aufwand, sehr hohe Kosten, gute Wirkung)

- Personalisierte Erinnerungs-Nachrichten vom TRM-Betreiber selbst (kein Aufwand für das Unternehmen, Kosten eher niedrig, gute Wirkung)

Speziell für jene Unternehmen, die zwar aktuelle CVs ihrer Talente möchten, aber kein großes Budget bzw. interne Ressourcen haben, ist dabei die letzte Variante interessant. Dabei tritt das TRM-System als eigene Plattform auf, die ihre Benutzer (die Talente) mit individuellen, inhaltlich auf sie angepassten Nachrichten daran erinnert, ihren CV aktuell zu halten. Die Unternehmen erhalten so laufend aktuelle CVs von ihren Talenten, ohne selbst Aufwand mit dem Erinnern bzw., Motivieren der Talente zu haben.

3. Talentesuche: Schnell, einfach, intelligent

Jeder, der schon einmal eine Bewerber-Suchmaske verwendet hat, weiß: Qualität und Geschwindigkeit sind bei der Talentesuche wesentlich. Damit die Suche praktikabel und alltagstauglich ist, müssen Talente schnell und einfach nach diversen Kriterien (Ausbildung, Berufserfahrung, Industrien, Kenntnisse, Wohnort, Gehaltsvorstellung etc.) gesucht werden können.

Bei vielen Bewerbermanagement-Systemen ist die Suche nach Talenten nur sehr begrenzt möglich. Sie ist teilweise langsam oder unübersichtlich, in manchen Fällen führt am Ende nur eine Volltextsuche an’s Ziel, die oftmals eine viel zu hohe Anzahl an Treffern liefert.

Für TRM-Systeme ist die Suche nach Talenten das Um und Auf. Mit Hilfe einfach bedienbarer, intelligenter Suchfunktionen lassen sich passende Talente schnell finden und übersichtlich darstellen.

Den Talenten, die für Sie interessant sind, können Sie nun nicht nur Jobangebote machen: Laden Sie sie doch einfach mal zu einem Event ein, bieten Sie eine auf sie zugeschnittene Unternehmensführung an, oder verlosen Sie einfach Goodies: Je mehr sie mit Ihren Talenten interagieren, desto mehr bleiben Sie als interessanter Arbeitgeber im Gedächtnis. Und desto einfacher wird der nächste Schritt – das Anbieten eines Jobs.

4. Zeitgemäße Kommunikation: WhatsApp ist das neue E-Mail

Um Ihre Talente zeitgemäß und auf Augenhöhe zu kontaktieren müssen sie ihren gewohnten Kommunikationskanal verwenden. Dabei stehen WhatsApp und SMS heute weit höher im Kurs als E-Mails: Bereits 60% aller Talente wünschen sich mittlerweile eine Kommunikation mit Unternehmen über mobile Kanäle (myVeeta Talente-Statistik 2018), Tendenz steigend.

Während die meisten Bewerbermanagement-Systeme nur über E-Mail kommunizieren können, ermöglichen moderne TRM-Systeme die Kommunikation mit Talenten über mehrere Kanäle. Im Idealfall kann sich jedes Ihrer Talente selbst aussuchen, ob es Nachrichten per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Facebook Messenger erhalten möchte. Während Unternehmen, um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden, alle Nachrichten weiterhin von einem einzigen Ort senden und empfangen können.

Fazit

Talent Relationship Management ist in Zeiten des globalen Fachkräftemangels ein wichtiges Tool, um die Mitarbeiter von morgen bereits heute an Ihr Unternehmen zu binden. Aber die Talente von heute sind auch Konsumenten – und als solche den Komfort der modernen Online-Welt gewohnt. Lange, graue Eingabemasken sind 1996. Wer sich heutzutage eine ernstzunehmende Talent Pipeline aufbauen möchte, um sich im „War for Talent“ einen Startvorteil zu verschaffen, wird daher nur schwer um eine eigene Talent Relationship Management Lösung herumkommen. Die gute Nachricht: Auch TRM-Systeme haben sich weiterentwickelt und sind nicht mehr die teuren, ressourcenintensiven Riesen von vor 5 Jahren.

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